一种船代行业智能业务处理方法与系统与流程

本发明涉及船代业务处理与信息化建设，特别涉及一种船代行业智能业务处理方法与系统。

背景技术：

1、在当今信息化快速发展的时代，特别是数字化转型大环境的驱动下，客户对船代的服务水平要求越来越高，船代作为服务提供方，需要能够积极主动地顺应要求，探索更加优质的服务方式。由于不同的企业之间业务模式不通，管理要求不同，需要通过增进业务协同来解决上述问题，双方基于各自业务模式约定处理规范，打通数据壁垒，但仍需保障业务双方的个性化需求及管理不被影响。

2、在传统的船代业务模式中，由于各业务相关方之间的业务流转存在一定壁垒，部分信息相对孤立，外加外部环境的影响，经常会存在信息处理不及时、数据重复录入，账单寄送延迟、对账周期长等各种问题，导致业务人员工作压力大、处理效率低，从一定程度上也影响了为客户提供服务的效果。

技术实现思路

1、为了解决传统的船代业务模式中业务数据不能实现智能、迅速流转的技术问题，本发明提出了一种船代行业智能业务处理方法与系统，通过系统接口搭建，实现与外部系统之间的数据交互，通过费用自动计算、费用模板应用，实现数据半自动化甚至全自动化录入及流转。

2、具体技术方案如下：

3、一种船代行业智能业务处理系统，包括：

4、底层数据库：从数据源汇总并分类，包括：基础数据、客商数据、费率数据、委托执行数据、报价数据、收付款数据、收付账单数据、发票数据；

5、基础数据模块：对底层数据库的数据进行分类管理，包括：国家管理单元、港口码头单元、费用名称管理单元、船舶信息管理单元；

6、费率预设模块，用于预设常用的业务报价以及账单费率规则的费率规则单元和按照不同客户或者供应商设置常用业务场景的费用及费率的费率模板单元；

7、委托执行模块，包括：通过基础数据模块提取已维护的基础数据进行委托登记的委托信息登记单元、显示委托事件执行情况的委托状态设置单元、对委托事件的数据进行每日更新的委托每日更新单元和委托概览单元；

8、预估报价模块，包括：根据所述委托执行模块的委托事件，登记供应商的报价信息的供应商报价登记单元和向客户报价创建及发送单元；所述向客户报价创建及发送单元根据所述费率预设模块的费率金额进行计算后生成代理方的代理费用，根据供应商报价和代理费用之和作为客户报价，并通过接口协同至客户系统或在系统中发送邮件给客户；

9、收付款管理模块，包括登记收到客户支付的各类款项的收款登记管理单元和付款申请创建及审批单元；所述付款申请创建及审批单元根据供应商报价登记支付给供应商的预付款，或者收到供应商账单后按应付账单付款，并按照预设的审批流依次提交、审批；

10、收付账单管理模块，用于与客户或者供应商核对使用，并基于此扣除预收付款后，结算差额款；包括应付账单创建单元、应收账单创建及发送单元和收付账单汇总单元；所述应付账单创建单元收到供应商账单后，录入业务实际发生的费用明细，并根据账单提请付款申请；

11、发票管理模块，用于根据实际账单开具发票给客户，支持协同发票数据至客户系统或在系统中发送邮件给客户，并且待客户结算发票费用后，接收支付信息。

12、优选的，所述基础数据模块中船舶信息管理单元的数据包括船名、船型、船旗、建造日期、船级社、船舶所有人、呼号及mmsi编码、尺寸、吃水、载重；所述港口码头单元的数据包括：港口代码、港口名称、下设码头；所述费用名称管理单元数据包括：客户及供应商基础数据、费用项基础数据、费用代码、费用名称、费用计算表达式。

13、优选的，所述费率规则包括客户名称、代理类型、委办事项、费用名称、费率金额；在后续的询报价、作业实际产生费用登记时，根据不同委托业务的客户、代理类型、委办事项与费率表进行匹配并自动带入费用及费率；所述费用模板单元包括：模板名称、模板费用明细、费率、计费公式，在询报价。

14、优选的，所述委托概览单元包括客户信息、委托时间、船舶基本信息、作业信息、委办事项、委托函、委托状态。

15、优选的，所述收款登记管理单元，包括预收款、船舶备用金、账单款。

16、优选的，所述应收账单创建及发送单元根据供应商账单及企业代理收费标准形成收款账单，通过接口协同至客户系统或在系统中发送邮件给客户；

17、一种船代行业智能业务处理方法，包括以下步骤：

18、s1：底层数据库结构创建：根据业务需要在数据库创建表结构，包括船舶信息表、港口信息表、客户信息表、供应商信息表、费率表、费用模板表、业务委托表、收付款信息表、账单表、发票表、外部接口业务表；

19、s2：基础数据创建：创建业务中使用到的船舶、港口、客商、费用项的基础数据并分类为国家管理数据、港口码头数据、费用名称管理数据和船舶信息管理数据；

20、s3：费率预设：预设结算费率规则、费率模板；

21、s4：委托接收：接收客户系统发出的委托，自动将其匹配基础数据转换后接入系统；

22、s5：预估报价：根据客户委托事项，向供应商询价，待供应商报价后，结合代理收费标准，形成向客户的报价。

23、s6：收付款：客户确认报价后支付预付款给船代用于委托业务的开展，船代收取后，根据供应商报价，向其支付预付款；待委托业务结束收到账单后，登记客户支付应收账单差额款，登记需申请支付供应商账单的差额款。

24、s7：委托执行：收到客户预付款后，根据委托事项要求，开展船舶在港期间的各类作业，更新在港期间动态，定时发送给客户；

25、s8：委托账单：作业任务完成，船舶离港后，维护应付供应商账单及应收客户账单，并按照客户要求将账单数据及账单附件协同给客户；

26、s9：发票开具：客户审核并确认账单后，船代根据账单开具发票给客户，并将发票信息通过系统接口、系统发送邮件方式协同给客户；

27、s10：委托结算：客户收取发票后支付相关费用，支付完成后反馈支付信息到船代方。

28、优选的，s3步骤还包括：

29、s31：费率规则预设：设置不同客户、不同代理类型、不同委办事项的对应的费率规则，根据所述费率规则可自动计算对应业务的费用；

30、s32：费率模板预设：对于不同业务场景、不同供应商，设置费率模板，业务过程中选择模板导入可自动生成费用。

31、优选的，s6步骤还包括：

32、s61、收款登记步骤：收到客户支付的款项后，根据不同收款类型进行登记，并将其与委托业务进行关联；

33、s62、付款申请步骤：发起向供应商付款的支付申请，经过层级审批后付款，跟踪审批进度及付款状态，并在付款完成后发送支付通知给供应商。

34、优选的，s8步骤包括：

35、s81：应付账单：供应商在完成交办的各类作业任务后，将发生的实际费用账单发送给船代，船代根据账单在系统总录入需支付的费用明细；

36、s82、应收账单：根据供应商账单及企业代理收费标准形成收款账单，通过系统接口、系统发送邮件方式协同给客户。客户对收到的账单数据审核并将审核结果实时反馈给船代方。

37、本发明提出一种船代行业智能业务处理方法与系统，通过数据交互实现从接收客户委托、预估报价发送及审核结果接收、账单发送及审核结果接收、发票发送及结算的全流程处理，通过数据交互减少数据手工录入，通过预设费率实现代理费用的自动计算，能够提高数据复用度以及减少业务人员工作量，例如：接收客户的委托并同步复用；报价时复用供应商报价形成给客户的报价；录入供应商账单时从供应商报价同步复用；形成应收客户账单时，复用供应商账单数据等等。提升委托任务处理效率，缩短处理等待时间。付款部分通过预置审批流程实现对付款的审批和管控，并在支付后触发支付通知给供应商，使供应商及时了解支付情况。第二，本发明提出的船代行业智能业务处理系统可实时接收委托并提醒用户报价，能够及时对客户委托业务进行响应。第三，本发明提出的船代行业智能业务处理系统实现给客户账单数据及附件的自动发送，自动将数据同步至客户系统，接收客户审核结果并提醒用户，能够及时根据客户对账单的审核情况进行后续处理。第四，本发明提出的船代行业智能业务处理系统通过与开票系统、客户系统的对接，实现发票开具后自动传输至客户系统，并在客户支付后，接收支付信息提醒用户，能够避免发票漏送且能及时获取支付情况。