一种数字智能化的档案管理系统的制作方法

本发明涉及档案管理，更具体地涉及一种数字智能化的档案管理系统。

背景技术：

1、对档案进行管理的重要性在于保护和利用信息资产，确保其可靠性、安全性和可持续性。档案管理旨在有效地组织、存储、保护和利用档案信息，以满足组织的内部需求和外部要求。

2、而一般对于档案的存放按照分类进行整理和归档，例如按照文件类型、主题、日期等分类，为每个档案分配唯一的编号，并建立索引系统，记录档案的基本信息和存放位置，以便快速检索和定位。

3、但是现有技术中仍存在以下缺陷：通过档案系统查找到档案所在位置后，通过档案的索引路径，需要人工按照索引路径查找档案柜的具体位置和档案的具体位置，导致查找档案效率低，无法快速的寻找到档案的位置。

技术实现思路

1、为了克服现有技术的上述缺陷，本发明提供了一种数字智能化的档案管理系统，以解决上述背景技术中存在的问题。

2、本发明提供如下技术方案：一种数字智能化的档案管理系统，所述档案管理系统包括：用户操作界面模块、档案柜信息查询模块、档案室地图资源模块、档案柜资源模块、搜索与检索模块、路径规划模块和标识模块；

3、所述用户操作界面模块用户与档案室进行交互；

4、所述档案柜信息查询模块用于查询所查找档案所处的档案柜信息；

5、所述档案室地图资源模块和档案柜资源模块用于档案查找时提供布局信息；

6、所述搜索与检索模块用于输入所查找档案的字段，适于与所述档案数据库配合检索出所查找的档案位置；

7、所述路径规划模块用于规划从档案室门口至档案柜的最近距离；

8、所述标识模块用于将档案的位置信息展示在档案室和档案柜的缩略图中。

9、进一步的，所述档案管理系统还包括系统控制模块、流程控制模块、环境检测模块、实体显示模块、录入模块、档案数据库、日志模块和借阅模块，所述系统控制模块用于控制所述档案管理系统的运行，所述流程控制模块用于定义审核流程、鉴定流程和销毁流程，所述实体显示模块用于显示交互界面和档案室以及档案柜的平面缩略图，所述录入模块用于存储新档案和旧档案的归档，所述日志模块用于记录档案存放时间、调取时间、归档时间和调取人员信息，所述借阅模块用于记录档案的借阅，所述环境检测模块与档案室内的温湿度传感器数据连接，所述环境检测模块用于获取档案室内的温湿度环境。

10、进一步的，所述档案数据库用于存储档案信息和位置信息，以及档案入档、归档和调取的信息，所述档案信息包括档案名称和档案编号，所述位置信息包括档案所处的档案室、档案柜和档案格位置，所述档案入档、归档和调取的信息包括档案的入档、归档和调取时间和人员名称。

11、进一步的，所述档案柜信息查询模块在查询时的过程如下：

12、通过用户输入的字段信息获取对应的档案名称和档案编号；

13、查找到符合该字段或者档案编号的档案名称；

14、在用户界面直接点击该档案名称，所述档案柜信息查询模块会根据档案名称和档案编号查找该档案的所在的档案柜和档案格位置信息；

15、获取该档案位置信息后通过实体显示模块在用户操作界面上显示。

16、进一步的，所述档案室地图资源包含档案室平面图和档案柜分布平面图，所述档案柜资源模块包含档案柜以及存放档案所用的档案格的平面图，且通过实体显示模块可在用户操作界面上显示。

17、进一步的，在查找到档案位置信息后所述路径规划模块工作过程如下：

18、查找到档案所在具体的坐标位置后，所述路径规划模块通过所述档案室地图资源规划路线；

19、所述路径规划模块通过dijkstra算法计算从档案室门口至所查找的档案柜的距离；

20、并将计算出的路线通过实体显示模块在用户操作界面上显示。

21、进一步的，所述搜索与检索模块在使用时具有如下过程：

22、对用户输入的语句进行关键词提取，关键词包括档案的名称或者相关的描述等；

23、使用预定义的模式规范用户所输入的语句，预定义的模式可以是语句的总字数或者语句的的总段数；

24、然后通过自然语言处理技术对语句进行语义理解，从而确定用户的意图；

25、所述搜索与检索模块中包含有大量的预训练词向量模型数据，通过已有的预训练词向量模型，训练一个机器模型识别用户的意图，并通过监督学习技术完成；

26、并对每个提取的词向量赋予一个权重，然后对所有词向量进行加权平均，得到整个语句的语境表示；

27、并通过相似度匹配的方式查找档案名称，相似度匹配是将语境表示与档案室内所有档案名称进行比较，通过计算其之间的相似度来判断语句语义是否靠近档案名称。

28、进一步的，所述标识模块的工作过程具体如下：

29、查找到目标档案的位置后，根据位置信息使档案所处的档案柜在用户操作界面变色，且档案柜中的档案格变色。

30、进一步的，所述日志模块的工作过程具体如下：

31、档案在进行入档、归档和调取时会记录档案的时间信息和人员名称；

32、所述时间信息包括入档时间、归档时间和调取时间；

33、当管理员需要查看某档案的信息时可调用日志信息；

34、且所述日志模块中包含有加密模块。

35、进一步的，所述录入模块用于在用户操作界面中对新档案进行录入操作，所述录入模块的工作过程具体如下：

36、在所述用户操作界面中打开录入功能；

37、通过所述档案室地图资源模块和档案柜资源模块会显示可存放的档案格，且在用户操作界面中通过标识模块工作下，使可存放的档案格以绿色展示；

38、工作人员点击需要存放的档案格位置，则会显示该位置的坐标信息，然后输入档案的基本信息，点击保存即可。

39、与现有技术相比，本发明具有如下有益效果：

40、1、本申请通过搜索模块和检索模块的设置，对用户输入的语句进行分析，通过相似度匹配的方式查找档案名称，相似度匹配是将语境表示与档案室内所有档案名称进行比较，通过计算其之间的相似度来判断语句语义是否靠近档案名称，从而查找出用户所需要的档案，提高查找精度和效率；

41、2、本申请通过路径规划模块的设置，路径规划模块可以规划档案室门口位置至所查找到档案位置的最短路线，便于用户可以更快的拿取或者存放档案，提高档案的拿取和存放的效率。

技术特征：

1.一种数字智能化的档案管理系统，其特征在于，所述档案管理系统包括：用户操作界面模块、档案柜信息查询模块、档案室地图资源模块、档案柜资源模块、搜索与检索模块、路径规划模块和标识模块；

2.根据权利要求1所述的一种数字智能化的档案管理系统，其特征在于：所述档案管理系统还包括系统控制模块、流程控制模块、环境检测模块、实体显示模块、录入模块、档案数据库、日志模块和借阅模块，所述系统控制模块用于控制所述档案管理系统的运行，所述流程控制模块用于定义审核流程、鉴定流程和销毁流程，所述实体显示模块用于显示交互界面和档案室以及档案柜的平面缩略图，所述录入模块用于存储新档案和旧档案的归档，所述日志模块用于记录档案存放时间、调取时间、归档时间和调取人员信息，所述借阅模块用于记录档案的借阅，所述环境检测模块与档案室内的温湿度传感器数据连接，所述环境检测模块用于获取档案室内的温湿度环境。

3.根据权利要求1所述的一种数字智能化的档案管理系统，其特征在于：所述档案数据库用于存储档案信息和位置信息，以及档案入档、归档和调取的信息，所述档案信息包括档案名称和档案编号，所述位置信息包括档案所处的档案室、档案柜和档案格位置，所述档案入档、归档和调取的信息包括档案的入档、归档和调取时间和人员名称。

4.根据权利要求1所述的一种数字智能化的档案管理系统，其特征在于：所述档案柜信息查询模块在查询时的过程如下：

5.根据权利要求1所述的一种数字智能化的档案管理系统，其特征在于：所述档案室地图资源包含档案室平面图和档案柜分布平面图，所述档案柜资源模块包含档案柜以及存放档案所用的档案格的平面图，且通过实体显示模块可在用户操作界面上显示。

6.根据权利要求1所述的一种数字智能化的档案管理系统，其特征在于：在查找到档案位置信息后所述路径规划模块工作过程如下：

7.根据权利要求1所述的一种数字智能化的档案管理系统，其特征在于：所述搜索与检索模块在使用时具有如下过程：

8.根据权利要求5所述的一种数字智能化的档案管理系统，其特征在于：所述标识模块的工作过程具体如下：

9.根据权利要求2所述的一种数字智能化的档案管理系统，其特征在于：所述日志模块的工作过程具体如下：

10.根据权利要求2所述的一种数字智能化的档案管理系统，其特征在于：所述录入模块用于在用户操作界面中对新档案进行录入操作，所述录入模块的工作过程具体如下：

技术总结本发明涉及档案管理技术领域，且公开了一种数字智能化的档案管理系统，所述档案管理系统包括：用户操作界面模块、档案柜信息查询模块、档案室地图资源模块、档案柜资源模块、搜索与检索模块、路径规划模块和标识模块；所述用户操作界面模块用户与档案室进行交互；所述档案柜信息查询模块用于查询所查找档案所处的档案柜信息，通过路径规划模块的设置，路径规划模块可以规划档案室门口位置至所查找到档案位置的最短路线，便于用户可以更快的拿取或者存放档案，提高档案的拿取和存放的效率。技术研发人员：李丽,李婕受保护的技术使用者：西安鑫创科技有限公司技术研发日：技术公布日：2024/9/9